Czy spotkania firmowe to strata czasu?

Wielu pracowników uważa spotkania za nieefektywne i niepotrzebne, gotowi są zrezygnować z nich na rzecz bardziej produktywnej pracy. Pomimo tego, menedżerowie często upierają się przy ich kontynuowaniu, dostrzegając wartość, której ich podwładni nie zawsze są świadomi.

Skąd bierze się negatywne nastawienie do spotkań? Nie chodzi tu o niechęć do współpracy, lecz raczej o sposób, w jaki spotkania są prowadzone. Często nie spełniają one swojej funkcji, a wręcz przeciwnie – stają się miejscem, gdzie dyskusje mijają się z celem.

Dlaczego spotkania bywają nieefektywne?

Jednym z głównych problemów jest brak efektywnej organizacji. Zamiast rozwiązywać bieżące problemy i planować przyszłość, spotkania firmowe czasem stają się okazją do „lansowania” własnej pozycji lub przerzucania odpowiedzialności. Czy to ma sens?

Zebrania mogą też tracić na wartości, gdy lider lub nieformalny prowodyr grupy zdominują dyskusję, a do głosu dopuszczana jest tylko garstka osób. Jak pracownicy mają czuć się zaangażowani, gdy omawia się te same kwestie, nie dochodząc do żadnych konkretnych wniosków? W takiej sytuacji wiele osób zadaje sobie pytanie: Czy nie lepiej byłoby w ogóle zrezygnować ze spotkań?

Dlaczego warto rozmawiać?

– Choć może się wydawać, że spotkania są niepotrzebne, relacje międzyludzkie pozostają kluczowe – mówi Agata Rajchel, trenerka w firmie  . – Spotkania umożliwiają nawiązywanie kontaktów, które są istotne nie tylko w kontekście zawodowym, ale również dla budowania pozytywnej atmosfery w pracy. Wielu z nas woli patrzeć na osobę, z którą rozmawia, obserwować mowę ciała i cieszyć się natychmiastową reakcją na nasze pomysły.

Nie oznacza to jednak, że każde spotkanie jest potrzebne. Kluczem do sukcesu jest skuteczna organizacja i zarządzanie różnymi typami osobowości w zespole.

Jak unikać błędów podczas spotkań?

Organizując zebrania, menedżer powinien dążyć do maksymalnej efektywności. Oto pięć kroków, które mogą w tym pomóc:

1. Określ cel spotkania
   Zanim zorganizujesz spotkanie, zastanów się, czy jest ono rzeczywiście potrzebne. Jeśli spotkanie nie ma jasno określonego celu, pracownicy mogą poczuć, że tracą czas. Zastanów się także, czy omawiane kwestie dotyczą wszystkich pracowników, czy tylko części zespołu.
2. Przygotuj plan spotkania
   Wszystkim uczestnikom spotkania przekaż plan zebrania, aby wiedzieli, czego się spodziewać. Jeśli zrozumieją cel spotkania i dostaną czas na przygotowanie, z większym zaangażowaniem wezmą w nim udział.
3. Podziel zadania
   Zaangażuj pracowników w przygotowania do spotkania. Przydziel konkretne zadania i poproś o przygotowanie materiałów dotyczących omawianych tematów. To zwiększy ich odpowiedzialność za efekty zebrania.
4. Utrzymuj dyscyplinę
   Podczas spotkania prowadzący musi pilnować, aby trzymać się ustalonej agendy i kontrolować, aby inne tematy nie zdominowały dyskusji. Jeśli pojawi się temat wymagający dodatkowego omówienia, można go przełożyć na następne spotkanie.
5. Podsumuj wyniki spotkania
   Na koniec warto zebrać i omówić wnioski. Dobrym pomysłem jest wysłanie pisemnego podsumowania do uczestników, aby każdy wiedział, jakie ustalenia zapadły i kto jest odpowiedzialny za ich wdrożenie.

Jakie są wyzwania dla menedżera?

Nawet przy przestrzeganiu tych zasad spotkania mogą napotykać na trudności wynikające z dynamiki grupy. W każdej grupie mogą pojawić się problemy i antagonizmy, które dobry menedżer musi umieć rozwiązywać. Ważne jest, aby znać strategie budowania pozytywnych relacji w zespole.

– Jeśli dotychczasowe spotkania w firmie nie były efektywne, warto przemyśleć zmiany – podkreśla Agata Rajchel. – Zamiast skupiać się na tym, co nie działa, warto modelować nowe zachowania i zwyczaje, które pomogą w realizacji celów.

Wnioski:

1. Spotkania mogą być efektywne, jeśli są odpowiednio zorganizowane i mają jasny cel.
2. Relacje międzyludzkie są kluczowym elementem, którego nie można ignorować.
3. Skuteczny menedżer powinien znać dynamikę grupy i potrafić nią zarządzać.

Pytania do przemyślenia:

• Jakie są główne przyczyny nieefektywności spotkań w Twojej firmie?
• Czy spotkania w Twojej organizacji przynoszą konkretne wyniki i wnioski?
• Jakie działania możesz podjąć, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników podczas spotkań?